CHUYÊN VIÊN LỄ TÂN HÀNH CHÍNH (NSDLD/148731)

Đón tiếp và hướng dẫn khách: Chào đón khách hàng, đối tác, ứng viên đến văn phòng; xác định mục đích ghé thăm và liên hệ với nhân sự hoặc bộ phận có trách nhiệm ra đón.

Quản lý hệ thống liên lạc: Trực tổng đài, tiếp nhận, chuyển tiếp cuộc gọi đến đúng người nhận; kiểm tra, trả lời hoặc phân loại email hành chính chung của công ty.

Xử lý thư từ và bưu kiện: Tiếp nhận, phân loại, ký nhận và điều phối các loại công văn, thư từ, bưu phẩm từ các đơn vị vận chuyển đến các phòng ban hoặc cá nhân.

Hỗ trợ công tác hành chính - hậu cần:

• Theo dõi và sắp xếp lịch sử dụng phòng họp, lịch công tác chung.

• Quản lý, cấp phát và thống kê kho văn phòng phẩm.

• Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện nội bộ hoặc sinh nhật nhân viên.

Trực quầy lễ tân, đón tiếp khách đến làm việc tại văn phòng và hướng dẫn các thủ tục cần thiết

Xử lý công văn đi – đến

Quản lý vệ sinh chung khu vực sảnh, văn phòng; Thực hiện nhắc nhở các Quy định chung của Văn phòng

Quản lý tài sản chung tại văn phòng

Theo dõi hoạt động chấm công của nhân viên tại văn phòng

Thanh toán các dịch vụ hóa đơn hàng tháng tại Văn phòng

Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị bánh, kẹo, nước uống cho phòng họp/training

Thực hiện các công việc chuyên môn nghiệp vụ khác theo yêu cầu/chỉ đạo của Trưởng phòng hoặc Người được phân công quản lý

Quyền kiểm soát ra vào: Được quyền yêu cầu khách và nhân viên ra/vào công ty xuất trình giấy tờ tùy thân, đăng ký thông tin hoặc đeo thẻ khách theo đúng quy định an ninh.

Quyền từ chối tiếp đón: Có quyền từ chối cho khách hoặc người không có phận sự vào văn phòng khi chưa có sự đồng ý hoặc xác nhận từ các bộ phận/ban lãnh đạo liên quan.

Quyền đề xuất và mua sắm: Được quyền đề xuất cấp trên phê duyệt việc mua sắm bổ sung văn phòng phẩm, trang thiết bị tại sảnh, hoa tươi hoặc các vật dụng phục vụ khách.

Quyền điều phối thông tin: Có quyền yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin chính xác về lịch họp, lịch tiếp khách để hướng dẫn khách hoặc trả lời điện thoại một cách chuẩn xác.

Quyền kiến nghị cải tiến: Được quyền đóng góp ý kiến về quy trình đón tiếp khách, cải thiện hình ảnh doanh nghiệp hoặc xử lý các sự cố hành chính phát sinh tại khu vực lễ tân.