Nhân viên lập kế hoạch sự kiện (NSDLD/148459)

Đảm bảo các công việc được giao trong kế hoạch sự kiện được thực hiện đúng thời hạn.

Đảm bảo thông tin về sự kiện được truyền đạt đầy đủ, chính xác đến các bộ phận liên quan.

Theo dõi và báo cáo kịp thời những vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng sự kiện.

Đảm bảo các hạng mục setup và vận hành sự kiện tuân thủ tiêu chuẩn của khách sạn.

Chủ động phối hợp với các bộ phận để hạn chế sai sót và chậm trễ.

Đảm bảo hồ sơ và tài liệu sự kiện được cập nhật, lưu trữ đầy đủ.

Bảo mật thông tin khách hàng, chương trình, báo giá và các thỏa thuận liên quan.

Thực hiện công việc theo đúng quy trình, nội quy và tiêu chuẩn dịch vụ của khách sạn.

Tiếp nhận thông tin, yêu cầu và mục tiêu của khách hàng về chương trình sự kiện.

Hỗ trợ xây dựng ý tưởng, nội dung và phương án tổ chức sự kiện.

Lập kế hoạch, timeline, checklist và lịch trình thực hiện sự kiện.

Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, kịch bản và các biểu mẫu phục vụ sự kiện.

Phối hợp với các bộ phận liên quan để chuẩn bị địa điểm, phòng họp, sảnh tiệc, trang thiết bị và nhân sự.

Theo dõi việc chuẩn bị sân khấu, bàn ghế, backdrop, biển bảng, âm thanh, ánh sáng, màn hình và các hạng mục trang trí.

Phối hợp với bộ phận Ẩm thực/Bếp trong việc chuẩn bị thực đơn, tiệc, coffee break và các dịch vụ F&B.

Liên hệ và phối hợp với nhà cung cấp theo kế hoạch được phê duyệt.

Theo dõi tiến độ thực hiện từng hạng mục và cập nhật kịp thời các thay đổi.

Hỗ trợ đón tiếp, hướng dẫn khách hàng, khách mời và đại biểu trong thời gian diễn ra sự kiện.

Theo dõi chương trình theo timeline và hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh.

Kiểm tra tình trạng cơ sở vật chất, thiết bị và khu vực tổ chức trước, trong v

Chủ động trao đổi với các bộ phận liên quan về các công việc thuộc phạm vi được phân công.

Đề xuất phương án điều chỉnh kế hoạch, timeline hoặc cách thức triển khai khi cần thiết.

Yêu cầu các bộ phận cung cấp thông tin và phối hợp thực hiện các hạng mục sự kiện.

Đề xuất các nhà cung cấp, vật tư, thiết bị và dịch vụ phù hợp theo quy định.

Được tham gia các cuộc họp triển khai sự kiện và đóng góp ý kiến chuyên môn.

Được báo cáo trực tiếp các vấn đề phát sinh và đề xuất phương án xử lý với cấp quản lý.