Thư ký ngành hàng (Sales Admin) (NSDLD/149210)

1. Quản lý đơn hàng và dữ liệu bán hàng

• Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý các đơn hàng của ngành hàng trên hệ thống (ERP, CRM hoặc Excel).

• Theo dõi tiến độ giao hàng, xuất kho và phối hợp với bộ phận kho vận/logistics để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hạn.

• Cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, danh mục sản phẩm, giá bán, chương trình khuyến mại của ngành hàng.

2. Soạn thảo và quản lý hồ sơ, chứng từ

• Soạn thảo báo giá, thư chào hàng, hợp đồng mua bán, phụ lục hợp đồng, biên bản giao nhận và thanh lý cho ngành hàng.

• Theo dõi và hỗ trợ thu hồi công nợ, đối chiếu công nợ khách hàng trong ngành hàng.

• Lưu trữ, sắp xếp hệ thống hồ sơ, chứng từ bán hàng một cách khoa học, chính xác.

3. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh và chăm sóc khách hàng

• Hỗ trợ đội ngũ nhân viên kinh doanh (Sales Executive/Salesman) về các thủ tục hành chính, giấy tờ để họ tập trung vào việc bán hàng.

• Tiếp nhận các thắc mắc, khiếu nại hoặc yêu cầu từ khách hàng liên quan đến sản phẩm..

Cập nhật doanh số bán hàng, hằng ngày, tuần, tháng, quý, năm và báo cáo.

Phổ biến và theo dõi việc thực hiện các chương trình khuyến mãi/chương trình thi đua… khi được duyệt.

Theo dõi việc phân chia chỉ tiêu bán hàng của chi nhánh. Báo cáo kết quả thực hiện

Theo dõi, đôn đốc và báo cáo việc thực hiện các thông báo, qui định…công ty đến bộ phận kinh doanh.

Theo dõi việc thực hiện các tiến độ công việc với các bộ phận liên quan

Hỗ trợ các Quản lý kinh doanh về thông tin số liệu và hoàn thành các báo cáo.

Các công việc khác phát sinh theo yêu cầu công việc dựa vào sự phân công trực tiếp của quản lý.

1. Quyền về thông tin và dữ liệu

• Được cung cấp và yêu cầu các bộ phận liên quan (kinh doanh, kế toán, kho) cung cấp số liệu chính xác về tồn kho, giá cả, chính sách giá, tình hình công nợ và đơn hàng.

• Được quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu bán hàng/kho của công ty trong phạm vi phân quyền để phục vụ công việc.

2. Quyền điều phối và đề xuất

• Được quyền kiểm tra, rà soát và từ chối/yêu cầu điều chỉnh các đơn hàng, chứng từ không đúng quy định, sai sót về giá, hoặc vượt quá hạn mức công nợ của khách hàng.

• Được quyền đôn đốc nhân viên kinh doanh hoàn thiện hồ sơ, hợp đồng, báo cáo hoặc cập nhật dữ liệu theo đúng quy trình của công ty.

• Đề xuất các cải tiến về quy trình xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng hoặc phần mềm quản lý nhằm nâng cao hiệu quả vận hành của ngành hàng.

3. Quyền đại diện liên lạc

• Đại diện ngành hàng trao đổi các thông tin hành chính, thủ tục, xác nhận đơn hàng với khách hàng hoặc các phòng ban nội bộ theo ủy quyền của Trưởng ngành hàng.